5 sposobów na zdalną pracę z zespołem

„Nie ważne jak daleko sam możesz dotrzeć, ważne jak daleko możesz zabrać ze sobą ludzi”

-John C. Maxwell-

 

Piotr zarządza ponad 50-cio osobową firmą i nigdy wcześniej nie dopuszczał możliwości pracy zdalnej. I to nie było tak, że uważał, że musi mieć pracowników naoku, bo nic nie będą robić, będą poświęcać czas na bzdury, dzwonić co chwilę z pierdołami i że w ogóle bez niego u boku, to oni nic nie zrobią. Twierdził…. że to wcale nie tak. 

Uważał, że pracując razem w tym samym biurze ludzie są efektywniejsi, lepiej się dogadują, a on ma poczucie, że czuwa nad wszystkim. Tak było, aż do drugiego kwartału tego roku. To był czas, ale on nadal trwa, w którym życie powiedziało SPRAWDZAM. Sprawdzam jak Ty i Twoja firma sobie poradzicie, na ile ufasz ludziom, na ile masz procesy poukładane i na ile jesteś dobrym liderem. Tak to czas weryfikacji liderów.

 

Prawda jest taka, że od wielu lat zmienia się kwestia podejścia do pracy zdalnej. Coraz więcej firmy zaczęło dopuszczać taką możliwość. Natomiast pandemia spowodowała, że w zasadzie to nie ma o czym dyskutować tylko trzeba działać.

 

Firm działają online mniej lub bardziej efektywnie. Twoja firma z pewnością też nie ma wyjścia i część załogi pracuje z domu. Dlatego jeśli do tej pory jeszcze nie wszystko masz poukładane, to chcę Tobie w kilku punktach dać mini instrukcje w jaki sposób się do tego zabrać. To były też problemy Piotra, które krok po kroku rozwiązywaliśmy. Łatwo nie było, ale dziś 40% załogi już na co dzień pracuje zdalnie, nie tylko z uwagi na COVID-19, do tego mogli zrezygnować z części biur, więc wprowadzili ogromne oszczędności, a zespół znacznie podniósł swoją wydajność 

 

Czy każda firma może iść na pracę zdalną?

Nie, nie każda. A w zasadzie nie każda w całości. Jednak mam przekonanie graniczące z pewnością, że każda może przynajmniej częściowo. Czyli część zespołu może. Zastanów się jakie stanowiska w Twojej firmie mogą pracować zdalnie?

 

A co to oznacza:

-kto pracuje na laptopie

-czy Twój pracownik będzie miał dostęp do narzędzi, na których na co dzień pracuje?

-czy macie możliwość dostępu do wewnętrznych plików? Czyli czy są zamieszczone w chmurze?

-w jaki sposób będziecie się komunikować na co dzień?

-jak planować pracę?

 

Być może masz to wszystko poukładane? Jeśli tak, to nie zawracaj sobie głowy dalszym czytaniem tego tekstu. A jeśli nie, to chcę Ci podpowiedzieć jak to zrobić i jak u Piotra wdrożyliśmy pewne rozwiązania.

 

Ludzie poza firmą wymagają zaopiekowania

Przede wszystkim uwierz, że ludzie z założenia mają dobre intencje. Takie robocze założenie należałoby przyjąć, abyś nie zwariował/a.

Przestań też cały czas myśleć, czy ona tam na pewno pracuje 8 godzi. Wiesz co Ci powiem, ona na pewno nie pracuje 8 godzin. Może być tak, że pracuje mniej, ale może efektywniej, bo nikt jej nie zwraca głowy. A to oznacza, że zaczynamy ludzi rozliczać z wykonanych zadań, a nie z przepracowanego czasu. 

 

Kiedy wysyłasz swój zespół do pracy zdalnej, ważne jest abyś był/była z nim w kontakcie. Na początku warto się spotykać nawet co dziennie rano na krótkie spotkania, po to, aby się wzajemnie wspierać, ustalić plan działania na dany dzień i podzielić się sukcesami z dnia wczorajszego. 

Ja wiem, wiem, jeśli jesteś z tych co to myślą sobie, że to zawracanie głowy i takie tam spotkania po nic…. to powiem ci, że jak też tak myślałam. Mówiłam sobie po co to? Róbmy konkretne rzeczy, a nie tam tracimy czas na spotkania o niczym. Powiem Ci, że wiele lat temu spojrzałam na to inaczej. Te niby po nic spotkania, budują zespół, atmosferę wsparcia, zaufania, zaangażowania i możesz wierzyć lub nie, ale naprawdę są potrzebne.

 

1. Organizacja spotkań zespołu

Zacznijmy od tego w jaki sposób będziecie sobie te spotkania organizować. 

Możesz skorzystać z narzędzi do videorozmowy. Jest ich wiele na rynku. Podam Tobie trzy przykładowe. Korzystałam z każdego z nich. I na potrzeby prowadzenia spotkań zespołu naprawdę każde będzie ok. 

https://us02web.zoom.us/ - ZOOM jest narzędziem płatnym, ale krótkie spotkania do 45 min. można prowadzić za free. Jeśli zdecydujesz się na wykupienie dostępu, to raczej też nie powinno to zrujnować Twojego biznesu.

https://whereby.com/ - bardzo praktyczne narzędzie, którego nie trzeba instalować, a Twój rozmówca po prostu klika na link i już jesteście. Do 4 osób jest ono bezpłatne, a od 5 do 12 uczestników jednocześnie na spotkaniu zapłacisz 9,99 $ / m-c. Po założeniu konta generujesz swój prywatny link. Mój to np.: https://whereby.com/kamilawrocinska

https://meet.google.com/ - narzędzie całkowicie bezpłatne, zintegrowane z Google. Jeśli planujesz zadania w kalendarzu Google, to również możesz automatycznie wygenerować link do spotkania na meet. Z tego narzędzie korzystałam akurat prowadząc zajęcia ze studentami i też się sprawdziło. 

 

Jeśli masz dodatkowe pytania dotyczące uruchomienia takich spotkań, ich planowania i prowadzenia to napisz do mnie na kamila@milado.pl 

2. Dostęp do narzędzi, na których pracuje Twój zespół

W tym punkcie mam na myśli systemy, z których korzysta Twoja firmie, czyli np. system do zarządzania kontaktami z klientami, projektami, czy wystawiania faktur, albo księgowania faktur, w przypadku działu księgowości. 

Część firm korzysta z rozwiązań chmurowych, SAS-owych rozwiązań dostępnych online. Jeśli jednak masz system pracujący wewnętrznie na serwerze, to zapytaj swojego administratora, bo być może będzie mógł zrobić Wam dostęp do tego systemu z zewnątrz. Oni potrafią takie różne czary, więc sprawdzaj i działaj. 

 

3. Dostęp do plików wewnętrznych

Przede wszystkim, należałoby sobie powiedzieć, że wszystkie ważne pliki, oferty, umowy, itp. powinny się znajdować na centralnym dysku/serwerze, do którego każdy ma dostęp oczywiście według uprawnień. Postaraj się nie dopuścić do sytuacji, że np. handlowcy mają lokalnie na swoich komputerach oferty dla klientów, bo w taki sposób nikt poza nim nie ma do tego wglądu i żadnej pewności, że to za chwilę nie zginie. 

Jeśli chcesz skorzystać z chmurowych rozwiązań, dwa najpopularniejsze to https://drive.google.com/drive/my-drive oraz https://www.dropbox.com/home

 

Korzystając z Dropboxa w zasadzie wygląda to tak, jakbyś miał te pliki u siebie. Więc uruchamiając plik w formacie Word, uruchamia się na Twoim komputerze możesz na nim pisać, zapisywać i wprowadzać zmiany. Natomiast wszystko dzieje się w chmurze z dostępem dla innych osób.

Google drive korzysta z edytorów Google i pracujesz bezpośrednio tam. Przetestuj i porównaj te narzędzia, my będziemy jest testować w kolejnych odsłonach naszych newsletterów. 

 

4. Komunikacja na co dzień

Być może przeraża Cię, że jak teraz przejdziecie na online to się „zamejlujecie” i "zadzwonicie" i już nikt nic nie będzie wiedział, co, gdzie i na kiedy. Powiedzmy sobie szczerze, że komunikacja to zazwyczaj najtrudniejszy temat w organizacji, a komunikacja online jest wielokrotnie trudniejsza. 

 

Natomiast, aby ograniczyć ilość maili i telefonów polecam Tobie skorzystanie z aplikacji, w których możesz pracować zespołowo nad zadaniami i tak przy każdym temacie rozmawiać nad nim, bez wysyłania złożonych oficjalnych maili. Polecam Tobie do rozważenia:

https://slack.com/ - aplikacja do pracy zespołowej. 

https://trello.com/ - również mówimy o pracy zespołowej, wyznaczaniu zadań, planowaniu, opiniowaniu. 

Narzędzi jest oczywiście całe morze. Od tych dwóch warto zacząć, a może i nawet od jednego. Spróbuj i zobaczysz, jak Wasza komunikacja się poprawi i przyspieszy, a Ty wcale nie będziesz mieć setek maili i telefonów więcej. 

Pamiętaj tylko o zachowaniu umiaru. Za dużo aplikacji też nie dobrze, ale mówienie, że to zawracanie głowy i nie ma to jak kontakt osobisty to też nie ten kierunek. Świat już nie jest i nie będzie taki sam. Dostał przyspieszenia i zrób tak, aby Twoja organizacja nadążała. 

Ważne jest, abyś określił jakie rozwiązania do czego będą wykorzystywane. Zrób sobie na to procedurę, której wszyscy w firmie będziecie przestrzegać.

 

Jeśli korzystasz z innych ciekawych aplikacji do komunikacji wewnętrznej to napisz mi o tym: kamila@milado.pl 

 

5. Planowanie pracy, gdy Twój zespół pracuje zdalnie?

Planowanie, to kluczowa czynności każdego managera, a jeszcze ważniejsza to monitorowanie czy się dzieje. Więc jeśli obawiasz się skąd będziesz wiedział co Twoi ludzie teraz robią, to proponuję Tobie zacznij od planowania w narzędziu online, do którego wszyscy będziecie mieli dostęp. Ja korzystam z https://www.google.com/intl/pl/calendar/about/ (Kalendarz Google).

Masz tam możliwość dodania wielu kalendarzy, każdy może być przypisany do innej osoby. Dzięki temu możesz wspólnie z pracownikiem zaplanować jego czas pracy, ale też monitorować to, co się dzieje. 

Planowaniu poświęcimy osobny post, natomiast już teraz chciałam Cię odwieźć od pomysłu robienia planów na 8h i wrzucanie ludziom na maxa, aby nie ściemniali i mieli co robić. 

Pozwól im samodzielnie zaplanować działania, nawet gdyby to było 6h dziennie. Skup się na celach i zadaniach, a nie na wypełnieniu 8h.

 

Jak widzisz tę pracę online można okiełznać i nie jest to skomplikowane. Najważniejsze chyba jest Twoje zaufanie do zespołu i tego, że wszyscy gracie do jednej bramki. Jeśli tak jest, to podejdź do tego krok po kroku. Przekonasz się, że można nawet jeśli startujesz zupełnie od zera. 

 

Czekam na wasze wnioski z przejścia na online. Jeśli macie pytania lub inne narzędzia, które polecacie, to podeślijcie na mojego maila kamila@milado.pl .

Jeśli uznasz, że warto, aby Twój znajomy/a też przeczytał ten tekst, to przesyłaj i udostępniaj do woli :-)

 

Trzymam kciuki za Twój sukces 

Kamila Wrocińska

 

 



Newsletter Milado

:

Nasz newsletter obsługujemy za pomocą platformy FrashMail. Po zapisaniu się na naszą listę mailingową otrzymasz wszystkie informacje dotyczące zarządzania swoim adresem e-mail. Dokładamy wszelkich starań, aby na Twój adres docierały tylko wartościowe treści.

Milado